La sfida: competitività e complessità in uno scenario mutevole
La cooperativa Kaleidoscopio, realtà di riferimento nei servizi alla persona, si è trovata ad affrontare un mercato profondamente trasformato dal contesto post-pandemico. Nonostante la resilienza dimostrata, l’organizzazione necessitava di un cambio di passo strategico per rispondere a tre criticità emergenti:
- aumento della competizione: nuovi attori sul mercato e criteri più selettivi da parte della pubblica amministrazione
- sostenibilità economica: minore disponibilità di risorse che imponeva una drastica ottimizzazione dei processi interni
- complessità dei bisogni: l’emergere di nuove fragilità sociali richiedeva risposte rapide e personalizzate, difficili da gestire con i vecchi modelli organizzativi rigidi
L’obiettivo non era solo “imparare cose nuove”, ma rendere operativa la strategia, trasformando il middle management in un motore di innovazione capace di gestire l’incertezza.
L’Intervento: dal “Post-it” all’ecosistema digitale
L’intervento di EGG Solutions si è strutturato come un percorso di Change Management operativo, basato sul principio “learning by doing”: apprendere le metodologie applicandole direttamente ai problemi reali dell’azienda.
Fase 1: mappatura e diagnosi partecipativa
Invece di imporre soluzioni precostituite, abbiamo facilitato workshop con i team per far emergere i “colli di bottiglia” reali. Abbiamo mappato i processi critici (selezione personale, comunicazione interna, micro-progettazione) creando una base condivisa su cui lavorare.
Fase 2: Agile transformation & SCRUM
Abbiamo introdotto la cultura del miglioramento continuo (ciclo PDCA) e la metodologia Agile/SCRUM per la gestione dei progetti complessi:
- introduzione del concetto di Sprint per suddividere grandi progetti in cicli di lavoro gestibili
- adozione di Sprint Board visive per il monitoraggio dello stato avanzamento lavori
- rituali di allineamento per favorire la comunicazione tra i membri del Team
Fase 3: digitalizzazione dei processi (Microsoft Planner)
Uno dei punti di forza del progetto è stato il passaggio dall’analogico al digitale. Dopo aver testato i flussi con carta e post-it, abbiamo guidato l’adozione di Microsoft Planner. La scelta strategica di sfruttare l’ecosistema Microsoft 365 già presente in azienda ha permesso di creare piani di progetto integrati, senza costi di licenza aggiuntivi e con una curva di apprendimento rapida.
Fase 4: business design
Per potenziare la capacità strategica, abbiamo introdotto strumenti di design thinking come il Business Model Canvas e il Value Proposition Canvas, essenziali per analizzare la sostenibilità dei nuovi servizi prima del loro lancio.
Risultati: un nuovo sistema operativo aziendale
L’affiancamento ha prodotto un’evoluzione strutturale nel modo di lavorare di Kaleidoscopio:
- efficienza dei flussi: la mappatura e la riscrittura dei processi chiave hanno eliminato ridondanze, portando chiarezza operativa e riducendo i tempi di attraversamento delle informazioni
- mindset collaborativo: l’approccio Agile ha rotto i silos: i Team ora lavorano con una responsabilità condivisa (Ownership), maggiore proattività e una comunicazione fluida
- governance digitale: l’azienda dispone ora di un ecosistema digitale strutturato su Microsoft Planner che permette al management di monitorare carichi di lavoro e avanzamento progetti in tempo reale, basando le decisioni su dati aggiornati
- autonomia strategica: il middle management ha acquisito gli strumenti per analizzare lo scenario e progettare nuovi servizi in autonomia, garantendo alla cooperativa competitività nel lungo periodo
Azienda
KALEIDOSCOPIO S.C.S.
Via Sommarive, 4 – 38123
Trento (TN)